Những lý do nên tìm hiểu về Trình tự và chi phí tiếp khách quan trọng
Để xuất yêu cầu
- Khách quan trọng là các trường hợp các đối tác ký kết các hợp đồng lớn, dự án hoặc các công việc quan trọng khác…. của công ty.
- Yêu cầu tiếp khách quan trọng có thể do các bộ phận đề xuất hoặc do Giám đốc điều hành chỉ định.
- Khi phát sinh yêu cầu tiếp khách đặc biệt thì người yêu cầu phải ghi phiếu yêu cầu tiếp khách trình giám đốc điều hành phê duyệt theo mẫu: NS – 07 – BM01.
- Đối với các trường hợp không tiếp khách quan trọng nhưng phát sinh chi phí thì bộ phận tiếp khách phải làm giấy yêu cầu theo mẫu trên và chuyển cho GD duyệt trước.
- Sau khi giám đốc duyệt, người đề nghị chuyển qua cho phòng NSQT lập kế hoạch tổ chức.
Lập kế hoạch
- Phòng NSQT lập kế hoạch tiếp khách theo mẫu: NS – 07 – BM02
- Phòng NSQT phải chuyển cho người đề nghị tiếp khách cùng trao đổi và thống nhất kế hoạch đón tiếp, sau đó trình GD phê duyệt.
- Kế hoạch tiếp khách phải được chuyển cho thư ký GD lưu, cho người tiếp khách, phòng NSQT lưu để tổ chức thực hiện.
Chuẩn bị:
- Về nguyên tắc, toàn bộ khâu chuẩn bị theo kế hoạch do phòng HQCT tổ chức thực hiện, tuy nhiên đối với một số công việc đặc thù liên quan đến bộ phận chuyên môn khách thì có thể phối hợp với bộ phận đó để tổ chức thực hiện.
- Trưởng phòng NSQT chịu trách nhiệm kiểm soát tiến độ và các công việc được thực hiện theo kế hoạch đề ra.
Đón tiếp:
- Trước 2h so với giờ đón tiếp, Trưởng phòng NSQT chịu trách nhiệm kiểm tra trực tiếp các công việc cần chuẩn bị đón tiếp.
- Trong quá trình đón tiếp, Trưởng phòng NS phải cử một nhân viên túc trực để kiểm soát công việc và thực hiện các công việc phát sinh (nếu cần thiết).
- Trường hợp phải chiêu đãi khách, Trưởng phòng NS (hoặc uỷ quyền cho nhân viên khác) chịu trách nhiêm liên hệ các địa điểm chiêu đãi.
Quyết toán chi phí:
Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm lập thủ tục thanh toán theo phần 3 dưới đây,bao gồm cả việc lấy hoá đơn GTGT. Tham khảo bài viết chi phí quản lý doanh nghiêp NewCA.
Chi phí tiếp khách:
- Quy định đối tượng thành phần trong quan hệ được mời chiêu đãi, tiếp khách là các đối tác khách hàng, tổ chức kinh tế, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền có quan hệ giao dịch với công ty.
- Các thành viên HĐQT, BKS, GĐ khối, KTT, GĐ nhà máy, Trưởng Văn phòng đại diện chi nhánh và những người khác theo sự phân công của GĐ điều hành hoặc người được GĐ điều hành uỷ quyền mới có thẩm quyền quyết định việc chi tiêu chiêu đãi, tiếp khách và thanh toán các chi phí liên quan đến chiêu đãi, tiếp khách.
- Những trường hợp đột xuất, bận công tác không thể trực tiếp mời chiêu đãi, tiếp khách được thì người có thẩm quyền quy định trên đây có thể phân công cho người khác (có quan hệ làm việc trực tiếp với đối tượng được mời chiêu đãi tiếp khách) thay mặt mình mời chiêu đãi, tiếp khách. Trường hợp này người phân công vẫn phải làm thủ tục thanh toán chi phí chiêu đãi, tiếp khách và chịu mọi trách nhiệm về các khoản chiêu đãi, tiếp khách đó. Người được phân công thay thế không làm thủ tục thanh toán chiêu đãi, tiếp khách.
- Việc mời chiêu đãi, tiếp khách chỉ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, quan hệ đối ngoại, ngoại giao của Công ty với mức chi phí tiết kiệm, hiệu quả. Không phục vụ tiếp khách giải quyết việc riêng, cá nhân, các đối tượng không có quan hệ giao dịch với công ty.
- Các mức khoán quy định dưới đây là mức tối đa, nếu chi phí chiêu đãi, tiếp khách vượt quá định mức đã quy định, người mời chiêu đãi, tiếp khách phải tự thanh toán số tiền vượt trội.
Bài viết liên quan:
>>> Miêu tả chi tiết công việc của Nhân viên bảo vệ công ty
>>> Làm thế nào để quản trị website hiệu quả?
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
Tổng đài CSKH: 1900 2066
Hotline: 0936 208 068
Website: https://newca.vn/
Trên đây là thông tin về Trình tự và chi phí tiếp khách quan trọng mà doanh nghiệp cần biết. Toàn bộ nội dung được biên tập bởi đội ngũ Nef Digital – đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp.